Zasady ogólne przetwarzania danych osobowych

Ustawa o ochronie danych osobowych w artykule 26 wskazuje katalog podstawowych zasad, o których pamiętać powinny osoby odpowiedzialne za przetwarzanie oraz których dane są przetwarzane.

Zasada nr 1 – Zasada legalności przetwarzania danych osobowych, czyli dane osobowe powinny być przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Zasada nr 2 – Zasada celowości, gromadzimy dane osobowe w konkretnym i zgodnym z prawem celem. W samorządzie  cel wyznaczają przepisy prawa, w przypadku podmiotów prywatnych cel musi zostać jednoznacznie określony w dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Jednocześnie ustawa zabrania  dalszego przetwarzania danych osobowych niezgodnego z tymi celami oraz dowolnego ich wykorzystania. Wyjątkiem od zasady są przypadki przetwarzania w ramach badań naukowych, historycznych, dydaktycznych lub statystycznych.

Zasada nr 3 –Zasada adekwatności danych. Gromadzimy dane osobowe adekwatne do wcześniej określonych celów. Nie zbieramy danych na zapas, na wszelki wypadek, bo może kiedyś się przydadzą… Tylko tyle, ile nam potrzeba by zrealizować dany cel.

Zasada nr 4 – Zasada merytorycznej poprawności danych. Dane zbierane winny być zgodne z prawdą i prawidłowe. Ustawa nakłada na Administratora Danych dbałość o merytoryczną poprawność danych, które są zbierane, bynajmniej nie przymusza go do ciągłej analizy  zgromadzonego materiału. Bardziej nakierowuje na  staranność gromadzenia, reagowanie na pojawienie się zaistniałych błędów aniżeli wyszukiwanie już popełnionych anomalii.

Zasada nr 5 – Zasada czasowego ograniczenia przetwarzania danych. W myśl tej zasady, zgromadzone dane przetwarzamy dopóki nie osiągniemy celu ich zbierania.Po osiągnięciu celu dane osobowe nie powinny być dłużej przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą. Z reguły ciężko jest podjąć decyzję przez Administratora Danych o osiągnięciu celu i animizacji danych, gdyż  o ile w sektorze publicznym to przepis ustawy o tym decyduje to wszelkie inne podmioty mogą tworząc jeden zbiór danych osobowych  wyczerpywać  rozbudowany katalog celów, i zawsze któryś nie zostanie w pełni zrealizowany.