Osoba, która ma dostęp do danych osobowych przetwarza je legalnie tylko wówczas, gdy zostanie upoważniona do tego na piśmie. Upoważnić może wyłącznie Administrator Danych. Jeden oryginał przekazujemy dla osoby upoważnionej, drugi do Ewidencji Osób Upoważnionych, a kopia dokumentu do akt osobowych upoważnionego.
W takim upoważnieniu musi znaleźć się informacja o celu, zakresie i na jaki okres upoważnienie zostało wystawione. Uniwersalnym rozwiązaniem jest wystawianie upoważnienia z klauzulą „Niniejsze upoważnienie obowiązuje do czasu zmiany zakresu obowiązków, lub ustania stosunku pracy/stażu„. Pomocna jest tu obiegówka, którą upoważniony przynosi, z końcem stażu lub pracy. W ten sposób można wyłapać dokładną datę końca upoważnienia co w dużych firmach czy urzędach wydaje się być kłopotliwe.
Na uwagę zasługuje fakt, że nawet gdy upoważnienie zostanie cofnięte, osoba zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy danych osobowych do których miała dostęp oraz ich zabezpieczeń !
Dodaj komentarz